€ 210.000 opgehaald voor KWF en toen kwam de Belastingdienst

Fuck me.

Het is Januari 2016, Team 2015 heeft net met 36 man de marathon van New York gelopen en daarmee €49.000,- opgehaald voor KWF Kankerbestrijding. Het nieuwe bestuur is geselecteerd, enthousiast en helemaal klaar om van Team 2016 net zo’n groot succes te maken. Maar dan is daar de brief. De brief in de blauwe envelop. Je weet wel, van de Belastingdienst. Leuker kunnen ze het niet maken, wel makkelijker. Uhum.

Toen ik in 2010 Run for Life – A New YorK challenge begon, samen met mijn vriend Jeroen, hadden we één doel voor ogen; een middel creëren waardoor mensen zoveel mogelijk geld op kunnen halen voor KWF Kankerbestrijding. In ons geval, door het rennen van de New York Marathon. Aangezien we zelf gingen rennen leek het ons leuk zoveel mogelijk mensen bij elkaar te brengen, het groots aan te pakken en daardoor een zo’n groot mogelijke impact te maken. Behalve de fysieke uitdaging die de marathon met zich mee zou brengen hebben we dat jaar enorm veel geleerd over het oprichten van een vereniging, alle ins en outs die komen kijken bij het runnen van een vereniging en, niet te vergeten, samenwerken.

Als ik terug denk aan dat eerste jaar (2011) herinner ik me vooral de hoogtepunten. De sponsorevenementen; met Koninginnedag op een boot door Amsterdam, een BeneFeet feest in de Sugar Factory, de support van vrienden en familie. De gezamenlijke runs, zoals de Dam tot Damloop en de Halve Marathon van Amsterdam. Met als kers op de taart een succesvolle marathon, een medaille om mijn nek en een donatie van €16.708,37 aan KWF Kankerbestrijding. Het was dan ook een no-brainer dat we Run for Life zouden voort te zetten. De pijntjes werden snel vergeten, de euforie bleef. We kozen een nieuw bestuur en Team 2012 ging van start.

Over deze tussenliggende jaren kan ik op zich al een heel boek schrijven, dus daarover later meer. Ik nam jullie voor deze introductie blog mee naar de blauwe envelop die we ontvingen begin 2016.

Run for Life heeft een ANBI status.

Dat betekent dat bedrijven die een financiële bijdragen leveren aan onze vereniging dit kunnen aftrekken van de Belasting. Heel erg fijn. Dit heeft ons door de jaren heen erg geholpen en het is van groot belang dat wij deze status behouden, zodat onze runner hier ook van kunnen profiteren en daardoor meer geld op kunnen halen. Het is uiteraard alleen van toepassing op verenigingen die geen winstbelang hebben en er moet volledige transparantie zijn over de geldstromen. Duh.

Ja, duh. Het Run for Life concept is easy. Je haalt tenminste €2000 op voor KWF Kankerbestrijding, hiervoor mag je €1000 gebruiken voor je reis. Dit betekent dat voor iedere runner een minimaal bedrag van €1000 naar KWF Kankerbestrijding gaat. Een concept waar we trots op zijn. Het is namelijk nogal een onderneming en wij wilden als vereniging volledig inclusief zijn. Arme student of rijke yup? Helemaal welkom! Nog nooit gerend of marathon pro? Helemaal welkom! Dit concept is tot stand gekomen toen wij zelf als student Run for Life hebben opgericht en wij hadden dit niet kunnen doen, zonder iets van een constructie. Door dit concept hebben ondertussen al 146 mensen met Run for Life de New York Marathon gerend en hebben we in totaal al €210.602,66 aan KWF Kankerbestrijding mogen doneren.

En toen kwam de Belastingdienst om de hoek kijken

Maar de Belastingdienst moet er uiteraard op toezien dat dit allemaal volgens de regels gebeurd. Vandaar de brief. Run for Life was in een steekproef geselecteerd voor een grondige inspectie en dat betekent niks meer en niks minder dan een volledig onderzoek in de boeken.

Sinds 2010 heeft Run for Life gedraaid op vrijwilligers. Helden die naast het trainen, ook de taak van een Bestuursfunctie op zich hebben genomen. Soms heel succesvol, soms wat minder. Dit betekent dat ieder bestuur zijn eigen manier van doen had en dus redelijke vrijheid had in het opzetten van zijn of haar eigen systemen. Jeroen en ik zijn altijd goed op de hoogte en de rekening wordt altijd netjes door 2 oud Penningmeesters gecontroleerd voordat het geld wordt overgemaakt naar KWF Kankerbestrijding.

Geen vreemde, financiële kronkels  en alles leek redelijk straight forward.

Helaas hebben we dit zwaar onderschat. Naïef? Vast. Maar dit betekende wel dat het nieuwe bestuur van Team 2016 meteen de zware taak werd toebedeeld om samen met ons alle nummers, bonnetjes, Excel sheets, afschriften, handtekeningen en documenten boven tafel moesten krijgen van de afgelopen vijf jaar.

Wanneer je een eigen onderneming begint ben je voornamelijk heel gepassioneerd over wat je wilt gaan neerzetten. Je weet je dat er bepaalde dingen van je verwacht worden en je zorgt dat je je netjes aan de regels houdt. Verder ben je voornamelijk bezig met het vorm geven van een bepaalde visie. Dat kost tijd, geld en energie. Maar je gaat er vol voor omdat je erin gelooft. In dat proces neem je mensen met je mee.

Je probeert anderen te motiveren en hopelijk inspireer je mensen om je heen om zich bij de beweging aan te sluiten en zich ook in te zetten om zo samen het grotere doel te bereiken. Je bent dankbaar als je mensen weet te raken en al helemaal wanneer je merkt dat zij net zo gepassioneerd zijn als je dat zelf bent. Het zijn die mensen die jou vervolgens laten inzien dat het allemaal de moeite waard is. Dat stukje doorzettingsvermogen heb je nodig om als freelance, bedrijf of vereniging te kunnen bestaan.

En hoe toen verder na de blauwe brief?

Wij zijn uiteindelijk acht maanden en in totaal meer dan 750 uur bezig geweest om alle documenten aan de Belastingdienst te kunnen aanleveren. We hebben oude Dropbox folders, Google Drive mappen en email accounts tot leven moeten roepen. Ouder Besturen moeten aanschrijven met het verzoek om door een Excel sheet van duizenden transacties te gaan om iedere bij- en afschrijving te benoemen en coderen.

Aangezien Jeroen en ik in het buitenland wonen, hebben we de zittende voorzitter en penningmeester belast met de urenlang durende gesprekken met de Belastingdienst, met het beantwoorden van honderden vragen. Maar we zijn geslaagd. Met vlag en wimpel.

Alles is een leer-moment en zo ook deze blauwe brief. We hanteren nu een vast systeem voor ons Archief en financiën. We hebben een professionaliseringsslag gemaakt. Iets waar we vijf jaar daarvoor totaal niet mee bezig waren.

Ondertussen werken wij nu al een aantal jaar met veel passie full-time in Engeland en er zijn zeker momenten waarop je je afvraagt hoe je alle ballen in de lucht houdt en of het het allemaal wel waard is. Feit blijft; het hoort erbij. Het schelden, het zweten, het piekeren. Want zonder deze wake-up calls, zijn de hoogtepunten ook oh zo minder zoet.

Ps; Mocht je vragen hebben over het oprichten van je eigen organisatie of vereniging, wil je een keertje kletsen over wat er allemaal bij komt kijken en hoe je je systemen vanaf de eerste dag goed kunt inrichten, hit me up! Wij hebben de afgelopen zes jaar veel groeipijnen gekend en ik zou ze heel graag met je delen. Zoals altijd het geval: Voor alle hoogtepunten en succesverhalen, check out onze website aNewYorkChallenge.nl en Facebook pagina Run for Life. Links in de bio.

 

Marlou Hermsen
Marlou Hermsen

Marlou (30) woont samen met Jeroen in Liverpool. Ze studeerde Gezondheidswetenschappen (Amsterdam) met een Master in Global Health (Rotterdam). Ze is de oprichter van Run for Life, had ooit haar eigen sieradenlijn By One Collection en is nu COO van de internationale organisatie World Merit, die ze vanaf dag één heeft opgebouwd.

Nog geen reacties

Reageer ook

Je e-mailadres wordt niet gepubliceerd.

Jouw dagelijkse bron van informatie!

VOLG ONS OP